Lo smart working, nella terminologia della legge italiana, è il lavoro agile: non un nuovo tipo di contratto, ma una modalità di esecuzione del lavoro subordinato. La disciplina ordinaria è contenuta nella legge n. 81/2017 e ruota attorno a un accordo tra datore e dipendente. Conoscere questa cornice aiuta a evitare due equivoci opposti: pensare che fuori dall’ufficio non esistano regole oppure che ogni beneficio praticato da un’azienda sia un diritto universale.
La legge descrive il lavoro agile come una modalità concordata, organizzata anche per fasi, cicli e obiettivi, senza precisi vincoli di orario o luogo, entro i limiti massimi di durata giornaliera e settimanale previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. La prestazione si svolge in parte nei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa. Il datore resta responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici che assegna al lavoratore. [1]
L’assenza di un orario rigido non elimina i limiti legali, i tempi di riposo né l’organizzazione concordata. Il contratto collettivo, le esigenze della mansione e l’accordo individuale possono prevedere fasce di operatività, coordinamento o reperibilità. È quindi utile distinguere la flessibilità nella collocazione della prestazione dalla disponibilità continua: quest’ultima non discende automaticamente dal lavoro agile.
Quando il datore stipula accordi di lavoro agile, la legge attribuisce priorità ad alcune richieste, fra cui quelle di lavoratrici e lavoratori con figli fino a dodici anni, senza limite di età in determinate situazioni di disabilità, e di altre categorie protette espressamente indicate dalla norma. La richiesta, il suo utilizzo e le eventuali contestazioni non possono legittimare ritorsioni o discriminazioni. La priorità, tuttavia, non equivale in ogni caso a un diritto assoluto a ottenere lo smart working: occorre verificare presupposti, organizzazione e disciplina applicabile. [1]
L’accordo deve essere scritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova. Deve disciplinare come si esegue la prestazione fuori dai locali aziendali, come il datore esercita il potere direttivo e quali strumenti sono utilizzati. Può essere a tempo determinato oppure indeterminato. [2]
Un testo efficace dovrebbe chiarire almeno giornate o criteri di alternanza, luoghi ammessi o esclusi, modalità per variazioni e rientri, strumenti consegnati, assistenza tecnica, protezione delle informazioni, comunicazioni con il responsabile e procedure in caso di guasto. Lasciare questi aspetti alle sole prassi informali rende più difficile stabilire cosa fosse realmente dovuto.
La legge richiede che l’accordo individui i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dagli strumenti tecnologici. [2] È opportuno indicare fasce nelle quali non è richiesta la lettura di messaggi, regole per le urgenze e comportamenti attesi al termine della giornata. Una formula generica sulla disconnessione vale meno di una procedura concretamente applicabile.
Lavorare da casa non è l’unica possibilità, ma l’assenza di postazione fissa non rende qualsiasi luogo idoneo. L’accordo può porre limiti per sicurezza, riservatezza, connettività o tutela dei dati. Deve inoltre chiarire se computer, telefono e accessori sono aziendali, chi cura manutenzione e sostituzione e che cosa fare se un malfunzionamento impedisce la prestazione.
Il lavoratore agile ha diritto a un trattamento economico e normativo complessivamente non inferiore a quello dei colleghi che svolgono le stesse mansioni esclusivamente in azienda. La legge ammette inoltre il riconoscimento dell’apprendimento permanente e la certificazione periodica delle competenze. [3]
“Non inferiore” non significa necessariamente che ogni singola voce debba essere identica in qualsiasi giornata. Alcuni istituti dipendono dalla loro funzione, dalle condizioni previste dal contratto collettivo o dagli accordi aziendali. Il confronto corretto considera la mansione comparabile e la disciplina concreta, senza trattare il lavoro agile come motivo per abbassare unilateralmente il trattamento complessivo.
La legge n. 81/2017 non stabilisce, da sola, che il buono pasto spetti sempre nelle giornate da remoto, né che debba sempre essere escluso. Bisogna leggere il contratto collettivo, l’accordo aziendale, il regolamento sui benefit e l’accordo individuale, oltre a verificare come il beneficio è riconosciuto ai lavoratori comparabili. Una prassi costante può essere rilevante, ma non va confusa con una regola valida per tutte le imprese.
L’organizzazione dovrebbe garantire al lavoratore agile accesso effettivo alle informazioni, alla formazione obbligatoria e alle opportunità coerenti con il ruolo. La possibilità prevista dalla legge di certificare competenze maturate durante il rapporto può essere valorizzata nell’accordo o nei programmi aziendali. [3]
La disciplina generale del lavoro agile non riconosce un rimborso forfettario universale per elettricità, riscaldamento, connessione domestica o uso degli spazi di casa. Non è quindi corretto affermare che ogni giornata remota generi automaticamente un credito di importo prestabilito. Allo stesso tempo, il silenzio della legge non impedisce che rimborsi o indennità siano previsti da contratto collettivo, accordo aziendale, accordo individuale o policy interna.
Il datore è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati. [1] Questa previsione non risolve da sola ogni voce di costo: occorre distinguere gli strumenti forniti dall’azienda dalle spese sostenute direttamente dal dipendente e chiarire preventivamente quali siano autorizzate.
È consigliabile specificare:
La qualificazione fiscale o contributiva di un pagamento dipende dalla sua natura e dalla disciplina vigente: chiamare una somma “rimborso” non è sufficiente. In caso di dubbio servono verifica del cedolino, dei documenti giustificativi e delle regole applicate dall’impresa.
L’accordo regola l’esercizio del potere di controllo sulla prestazione esterna nel rispetto dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Deve inoltre indicare le condotte connesse al lavoro fuori dai locali che possono dar luogo a sanzioni disciplinari. [4]
Questo non autorizza un monitoraggio illimitato o occulto. Strumenti, finalità, modalità d’uso e regole di conservazione dei dati devono essere coerenti con la normativa applicabile e comunicati in modo trasparente. Per il lavoratore è importante conoscere obblighi di autenticazione, custodia dei dispositivi, riservatezza delle conversazioni, divieto di accesso da parte di terzi e procedura in caso di perdita o violazione dei dati.
Lavorare per obiettivi non elimina il dovere di diligenza né trasforma automaticamente il rapporto in lavoro autonomo. Gli obiettivi dovrebbero essere misurabili, compatibili con l’orario massimo e con le risorse disponibili. Una valutazione basata su presenza digitale continua rischia inoltre di contraddire la flessibilità e la disconnessione pattuite.
Il datore deve garantire salute e sicurezza e consegnare, almeno annualmente, un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi al lavoro agile. Il dipendente deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte. [5] L’informativa non dovrebbe restare un adempimento astratto: vanno considerate ergonomia, uso degli strumenti, pause, rischi elettrici e caratteristiche dei luoghi ammessi.
La tutela contro gli infortuni comprende quelli avvenuti durante la prestazione esterna quando collegati ai rischi della prestazione. La legge contempla anche il normale percorso tra abitazione e luogo scelto per lavorare, quando la scelta è dettata da esigenze della prestazione o dalla necessità di conciliare vita e lavoro e risponde a criteri di ragionevolezza. [6] Non ogni incidente fuori casa è dunque automaticamente indennizzabile: contano circostanze, nesso con il lavoro e requisiti assicurativi.
Il lavoratore dovrebbe interrompere l’attività se necessario, ottenere assistenza, avvisare tempestivamente il datore secondo le procedure interne e conservare elementi utili su luogo, ora e dinamica. L’impresa deve attivare gli adempimenti di propria competenza. La qualificazione del caso spetta agli organi preposti e non può essere decisa soltanto da una clausola aziendale.
Se l’accordo è a tempo indeterminato, ciascuna parte può recedere con preavviso non inferiore a trenta giorni. Per il recesso del datore nei confronti di lavoratori disabili rientranti nella specifica disciplina richiamata dalla legge, il preavviso non può essere inferiore a novanta giorni. In presenza di giustificato motivo, è possibile recedere prima della scadenza da un accordo a termine o senza preavviso da uno indeterminato. [2]
Il recesso dall’accordo riguarda normalmente la modalità agile, non il rapporto di lavoro. Salvo un distinto e valido atto che incida sul contratto, il dipendente torna a svolgere la prestazione secondo la modalità ordinaria applicabile. Questa distinzione è essenziale: contestare il rientro in sede e impugnare un licenziamento sono questioni diverse, con presupposti e termini differenti.
Prima di recedere occorre controllare durata, preavviso, eventuali cause specifiche, procedure aziendali e disciplina collettiva. Una comunicazione scritta e tracciabile riduce le controversie sulla data di efficacia.
Il lavoratore dovrebbe raccogliere contratto individuale, accordo agile, contratto collettivo applicato, regolamenti aziendali, comunicazioni sulle giornate remote, policy spese e cedolini. Poi può confrontare le regole scritte con la prassi effettiva: disponibilità richiesta fuori fascia, spese sostenute, strumenti ricevuti, buoni pasto, controlli e formazione.
Una richiesta al datore è più efficace se indica la clausola interessata, i fatti con date e documenti e la soluzione domandata. Se il problema riguarda sicurezza, discriminazione, sanzioni, recesso o somme rilevanti, è prudente rivolgersi tempestivamente a sindacato, consulente del lavoro o avvocato.
La disciplina ordinaria si fonda sull’accordo tra le parti. Occorre però verificare norme speciali eventualmente applicabili, contratto collettivo e assetto organizzativo concreto. [1]
Non esiste nella legge generale un importo automatico valido per tutti. Il diritto può derivare da accordi, contratto collettivo o policy e va verificato voce per voce.
No. L’accordo, la sicurezza, la riservatezza e le esigenze della prestazione possono limitare i luoghi ammessi. Anche la tutela assicurativa richiede un collegamento ragionevole con il lavoro. [6]
Il controllo deve rispettare la disciplina applicabile, e l’accordo regola il potere di controllo sulla prestazione esterna nei limiti richiamati dalla legge. [4]
Di regola no: termina la modalità agile e prosegue il rapporto secondo la modalità ordinaria. Un eventuale licenziamento è un atto distinto e deve avere propri presupposti.
Il lavoro agile è una modalità concordata del lavoro subordinato, soggetta a limiti di orario, riposo e sicurezza. L’accordo scritto è il documento centrale: deve regolare prestazione esterna, strumenti, disconnessione, controlli e recesso. Il trattamento complessivo non può essere inferiore a quello dei colleghi comparabili, ma rimborsi domestici e buoni pasto non sono automaticamente dovuti in ogni caso. Il recesso dall’accordo, infine, normalmente comporta il ritorno alla modalità ordinaria e non la perdita del lavoro.
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